大名县委编办：“一谋划、二突破、 三完成”建立机构编制电子文件库

     近年来，为进一步创新和提高机构编制文件档案管理工作，大名县委编办自2019年机构改革以来，坚持规范、科学、高效原则，有效推进机构编制电子文件库建设工作。

　　一、精心谋划，电子文件工作重建设 

　　为进一步适应新时代、新发展对机构编制管理工作的新要求，在2019年展开机构编制电子文件库建设。一是领导重视，精心谋划。制定机构编制文件档案电子文件库推进计划和工作方案，明确时间表、路线图、责任人，把机构编制电子文件库建设纳入机构编制重点工程，明确3人专项负责，购置专业设备，提升电子文件质量。二是创新工作方法，稳步推进。结合机构编制实际工作，制定“先近后远”工作方式，逐步推进文件整理扫描。同时，将文件档案编制成PDF和Word两个版本，实现文件图片与文字优势互补。三是规范管理，建章立制。建立电子文件专人管理、设备安全存储制度，制定查阅、传输、复制等相关管理办法，将机构编制电子文件库安全存储和安全管理有机结合。 

　　二、突破传统，电子文件管理出新招 

　　为夯实机构编制电子文件库基本功能，便于对机构编制进行科学分析和统筹研判，在机构编制电子文件库的基础上，设立电子文件部门分类库和电子台账库。一是科学分类，精准管理。建立电子文件部门分类库，按照一级部门单位设置电子文件一级库、各部门所属事业单位设立电子文件二级库，在机构编制电子文件涉及多个部门单位时每个对应的部门库都将纳入此电子文件，实现电子文件一物多用。二是统一编号，精细管理。建立“一号多用”管理办法，为每个部门、每个单位设置一个编号，以部门整体总分号和所属单位分类号的形式排列，编号一经确定，与各类台账衔接统一使用，提升电子文件利用“准、快、全”进程。三是电子台账管理，大数据汇总。建立电子台账库，把部门及所属事业单位机构编制数据从机构编制文件中提取出来，结合实际工作需要，将整合、更名、职数、编制、职能等机构编制事项通过台账汇总成条目式电子表格，形成“电子台账群”，实现电子台账与电子文件同推进、同更新。 

　　三、完成任务，电子文件运用见成效 

　　三年来，将1988年至2022年现存11000多件存档文件进行整理、修订、扫描、分类，圆满完成了机构编制电子文件库的建设，在“边推进边利用边完善”中，电子文件库立竿见影显成效。一是为各项改革工作打前战。紧紧围绕各项改革任务，利用电子文件库把改革涉及的机构编制事项摸清摸透，利用部门分类库把涉及改革部门机构编制历史沿革“连根拔出”，逐一分析研讨，利用电子文件库生成服务改革电子台账，为改革推进夯实基础。二是为建立建强人事管理“一网通办”信息系统保驾护航。在机构编制事项调整和人员变动时，电子台账与实际变动情况同步实时更新，及时把最新数据传输给“一网通办”信息系统，形成有效的衔接链，保障了机构编制系统数据来源的有效性和准确性。三是为机构编制管理开新篇。电子文件库既保证机构编制信息安全管理，又突出了依法公开，无论内部使用，还是配合组织、巡察、审计、人社等部门的相关工作，都能够速递投放，一站服务，在机构编制工作中有效发挥“动能推进器”作用，进一步推进机构编制管理科学化规范化。