档案管理是编办一项重要工作

档案管理是编办一项重要工作

县编办档案管理以往比较混乱，没有专人管理，造成档案管理工作存在以下几点不足：1、年代不清、文件分类不准确，省、市、县各部门的文件存放比较混乱。2、各股室自己存放，装订不统一，不规范，对于一些档案的管理期限也不确定。3、由于没有实行电子目录管理，不便于查询。 4、因无专人负责，工作人员可以随便出入档案室，使一些机密文件的保密性大大的降低了。为保护和有效使用历年来机构编制的资料文件，方便档案查询、借阅，该办不断探索、创新、完善档案管理模式。 

一、统一思想，提高认识

 针对档案管理的现状，县编办班子成员多次召开专题会议，研究档案管理工作，提高对档案管理工作重要性的认识。编办的档案资料涉及到各单位以及广大干部职工的切实利益。对机构的沿革，人员编制的变动，具有很重要的参考价值，对一些历史遗留问题的解决具有非常重要的话语权。为此，在办公用房紧张的情况下，领导高度重视档案室的建设，专门安排一间办公用房做为档案室，并配备了档案柜、空调、防盗门等防护设施，为档案的存放和安全起到了保障性作用。

二、加强学习，提高技能

自2014年5月份开始，县编办明确一名副主任具体协调落实，专门抽调3名业务精干、工作认真、负责的同志成立档案资料整理小组，负责档案资料整理工作。为确保尽快的熟悉业务，小组成员在领导的带领下，去县档案局进行专门业务培训，提高技能。

同时，通过网络先后学习了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《归档文件整理规则》实施细则等法规。通过对外取经，和自身学习研究的方法，结合本办档案的实际情况，档案资料整理小组自己制定出一套适合自己编办的档案整理的方法。

三、分类准确，成绩显著

小组成员对1984年以来的全部档案进行了收集、集中、排序、撤销重复文件和重新装订。内容以年代为序、以事件为单位集中收录，以省、市、县机关来文，市编办、县编委、县编办等部门分类。以其使用价值定为永久和定期，（定期一般分为30年、10年）分别装订成卷。截止目前，共归档，131卷、共5375件；纸质档案资料实行文件、卷宗、盒、柜四级编号存放。同时，对所有档案全部实行了电子目录管理，极大地方便了查阅，减少了查阅时间。

四、完善制度，科学管理

为了巩固整理成果，确保档案，长期规范有序管理。县编办实行档案管理规范化、数字化并进，同步制作了电子和纸质版《东光县机构编制委员会办公室文件类检索目录（1984——2014）》和《东光县机构编制委员会办公室人员类检索目录2014）》的检索目录。

在此基础上，县编办进一步完善档案管理制度，修订了《东光县机构编制委员会办公室档案管理办法》和《东光县机构编制委员会办公室档案借阅制度》，安排档案管理专职人员，对查借阅登记、使用范围、归还时限进行了重新规范，为机构编制资料的安全使用提供了制度保障。